曹文慧

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不同类型的合同原件存档是否一样

来源:上海合同纠纷律师 网址:http://www.cwhlawer.com/ 时间:2020-12-03 15:12:47

一、合同原件怎么存档

一般的个人,签订的合同原件应妥善保存,放在一个安全的地方,避免水泡虫咬及其他人员轻易看到。

而作为企业,做好公司合同管理及合同台账整理,是法务的基本功底之一,也是法务做好企业风险控制的一项重要的手段。

首先,合同的管理靠合同台账的支持。合同台账应该大致包括以内容:合同名称、合同编号、签订时间、合同主体、合同金额、应收及时间节点/应付及时间节点、合同有效期:起始日期及终止日期、续约约定、备注

其次,在公司合同风险控制的重要环节也体现在合同履行上。比如合同有应付或者应收,是否已经履行付款义务或者收款权利,应当适时的提醒财务。这样对公司的现金流风险做到把控,减少不必要的法律成本支出和公司经济损失。

通过合同管理,可以对公司常用的合同做一个分类和汇总,制定相应的公司标准合同交付业务部门使用,这样也会促进合约审核准确度并减轻合约审核专业人员的工作压力。

二、不同类型的合同原件存档是否一样

公司签订的各类合同文书应当根据本单位的规章制度进行存档保管,专业性强的业务合同一般在业务负责部门存档,一般性的合同在单位办公室或者综合管理部存档。

劳动合同一般在人事部存档;租赁合同采购合同、营运合同一般在在档案管理员处存档;招商合同一般在招商部和财务部处存档;与供应商相关的的合同一般在财务部或档案管理员处存档。

律师建议存档纸质合同原件的同时,扫描并留存电子档合同,以防纸质合同原件因不可预期的意外而遗失。

法律依据:

《中华人民共和国合同法》第十条

当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。

法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的,应当采用书面形式。

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